文件太多找不到?教你如何进行文档管理

2021/01/23 20:42    作者:Grace Lin

文档管理非常麻烦,这个大家都深有体会。对于不太重要的文件可以不予管理,但是对于很重要以后会经常查找的文件,一定要做好文件的命名,否则到时候会花很多时间找文件,甚至找也找不到。即便你用Everything等工具去搜索,如果文件没有准确详细的命名的话,你也无法搜到。所以对于重要的文档,一定要做好文件命名和归档。

下面是笔者基于哈佛大学、斯坦福大学等图书馆的文档命名规范自己总结的一套文件命名方法,仅供大家参考。

基本规则

日期_文件名_作者_版本号

例如:20160500_技术制胜场景为王_普华永道_01.pdf

  • 如果日期只有年份或者只有年份和月份,则将缺失的部分补为00。为什么非要补上0呢?因为有些文档没有日,只有月份的话,在文件列表里无法按照时间排序(Windows默认的文档创建时间排序不准确)。
  • 版本号直接从01开始,一般两位就足够了。
  • 中文输入下划线不方便,需要切换输入法,这里可以在搜狗输入法里设置自定义输入,将xx的快捷设置为下划线(设置→高级→自定义短语设置)。
  • 文件名不可太长,太长了要想办法进行缩写。
英文文件命名

文件名为驼峰式

参考文献命名

发表时间_文件名_作者_机构.后缀

国标文件命名

发表时间_标准号_文件名_机构.后缀

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