翻车了?视频会议的正确使用姿势

2020/03/11 19:27    作者:Grace Lin

由于今年武汉肺炎疫情大规模爆发,导致很多人无法返回岗位复工,这极大的刺激了远程办公市场,而远程办公则离不开视频会议工具。有很多人说视频会议的效果不好,比方说听不清、网速很差、发言混乱……这些问题在10年前确实比较让人头疼,但是在2020年的今天,已经不是个事儿了。

现场会议也好,视频会议也好,都不过是一群人进行沟通的方式。但是没有准备的会议是绝对不会有效果的。没有准备去开会,你一言我一言,最后乱七八糟,这种结果是大家谁也不想看到的。因此,下面我们就来讲一下如何正确地进行视频会议。

会议之前

首先没有必要就不要开会,如果不开会就能够解决,那就不要开会,因为开会本身就是一项成本。

如果非得开会才能解决,那么你一定要好好做会议的策划,哪怕只是在脑子里稍微想一下,不要随随便便就把好几个人拉进会议组里,如果你经常这样开会的话,渐渐地你也会失去其他人的信任。

那开会之前应该要做哪些准备呢?

  1. 确定会议主题以及重要事项:因为开会就是为了解决问题,人是围着事儿转的,所以要先确定会议主题和重要事项。
  2. 确定参与人员
  3. 确定会议时间:需要邀请领导的时候,一定要好好考虑各位领导的时间
  4. 发送会议邀请:可以使用Outlook里的会议邀请,会议邀请里要说明会议室号码或密码、会议主题、重要事项、会议时间以及其他信息,重要信息可以加粗。
  5. 调试会议设备:开会之前一定要调试好各种设备,网络、耳机、麦克风等等。一般会议尽量在两个小时以前调试好,重要会议要提前一天调试好各种设备,万一出现故障,可以有足够的时间去处理。

另外,建议通知参会人员在参加会议之前就准备好会上的发言内容,不要开会时现去想,这样会浪费很多人的时间(虽然在实际工作中,我们很多时候都是被临时叫去开会,这种会议的效果一般也很差)。

视频会议软件的设置

如果你使用的是腾讯会议,我们建议您进行一下设置和准备:

  1. 进入会议室后,将自己的姓名改为名字+部门+公司。当然,如果是本部门之间开会,就不需要写这么多,但至少写上自己的名字,英文名字也可以。
  2. 如果你使用公司的台式机,请提前准备两个插头的麦克风,因为手机的耳机只能听不能讲话。
  3. 另外,还要如果你的手机是Type C接口,要准备专用的耳机或者转接接头,不要用3.5毫米的耳机。

会议中

会议中也要做很多事情,比方说

  1. 头天晚上好好休息(这个很难做到呀)!这样在会议中才能集中精力去听
  2. 别人重要的观点或言论要整理一下,稍微记一下会议记录,但是不要影响你在会上的发言和思考

日剧里经常讲工作是不容易的,即便是现在在家办公,也要认真对待。因为解决不了问题,大家还要花更多时间。所以请正视视频会议、认真对待。

 

 

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